Redactia Diand 
Conferințele sunt evenimente importante, unde se discută planuri, idei, soluții. Oamenii își expun munca și expertiza într-un anumit domeniu într-un cadru colectiv, lucru care contribuie la progresul domeniului respectiv. Orice conferință necesită însă un spațiu special, în care participanții să se simtă bine. Organizarea sălii de conferințe nu este o sarcină ușoară, în special dacă urmează să vină mulți invitați. trebuie să ții cont de multe lucruri, de la așezarea mobilei la dotarea cu toate instrumentele necesare. Nu sunt de neglijat nici accesul facil la planșe sau prezentări video și calitatea sunetului. Există însă anumite ponturi care îți ușurează sarcina. Descoperă în continuare care sunt cele 5 pe care trebuie să le ții minte.
Amplasează o tablă magnetică
Poate că în sală ai un suport video pentru prezentări, dar unele lucruri se explică cel mai bine prin exemplificare în timp real. O tablă magnetică albă este necesară oricui vrea să transmită ușor un mesaj, în special dacă este vorba de lucruri abstracte. Poți desena tabele și grafice pentru explicarea unor informații economice, crea o imagine schematică a unui produs pe care vrei să-l produci sau să expui dinamica socială a unui mediu ori modul de organizare a unei companii ori grup. Pe piață se găsesc table magnetice de diferite dimensiuni, astfel că este ușor să o găsești pe cea potrivită pentru sala în care vei organiza conferința.
Alege mobilier confortabil
Într-o sală de conferințe confortul trebuie să fie o prioritate. Când nu te simți bine, fie din cauza spațiului restrâns ori a mobilierului rigid, este greu să-ți menții atenția pe o perioadă lungă, să reții informații și să participi la un dialog cu persoana care prezintă. De aceea, alege mereu mobilier confortabil. Evită scaunele cu șezut rigid sau alunecos ori fără spătar. Caută mobilier special creat pentru șederea confortabilă. Dacă așezi multe scaune în sală, nu ar strica să alegi unele care au incluse măsuțe de scris. Acestea se dau la o parte când persoana nu are nevoie de ele. În acest mod, economisești mult spațiu. Dacă folosești mese, cel mai bine este să le așezi în semicerc, astfel încât toți participanții să poată vedea persoana care prezintă.
Nu subestima importanța unui microfon
Cele mai citite articole
În sălile mari sau chiar medii, sunetul se propagă slab. O persoană care stă în spate ar putea să nu audă mare lucru. Dacă vorbitorul are și o voce slabă, conferința se dovedește o adevărată provocare acustică. Aceste probleme pot fi prevenite simplu, prin montarea unui sistem de sonorizare elementar, format dintr-un microfon și 1-2 boxe. Astfel, informațiile ajung ușor și complet la spectatori.
Alege un proiector de calitate
În general, la conferințe se prezintă și imagini și prezentări video, astfel că un proiector trebuie să fie parte din dotările de bază. Alege unul de calitate, care să nu se deconecteze în mijlocul prezentării sau să transmită imaginile cu pauze sau defecte de imagine. Se recomandă proiectarea imaginii pe un suport special sau pe o suprafață netedă, ca o tabla magnetică de dimensiuni mari sau un perete alb.
Gândește-te la ventilație
Poate că ventilația este ultima ta grijă la o conferință, dar, după câteva ore, îi realizezi importanța. Când într-o sală se află multe persoane, oxigenul se consumă rapid, iar umiditatea și temperatura ambientală cresc. Un sistem de ventilație silențios se dovedește de folos, dar, dacă nu ai la îndemână așa ceva, trebuie să găsești alte soluții. Păstrarea unei ferestre deschise permanent este, pe cât de simplă, pe atât de eficientă. Și aparatele de aer condiționat convenționale pot ajuta, dacă nu sunt prea gălăgioase.
Organizarea unei conferințe necesită planificare atentă. Ține cont de ponturile de mai sus și conferința va fi un succes.
